Dalam kegiatan bisnis kesalahan dalam Payroll (penggajian) terjadi lebih cepat dari yang anda kira. Untuk sesaat, pikirkan tentang karyawan yang gaji bulanannya adalah satu-satunya pendapatan. Bayangkan bagaimana jika gaji tidak dibayarkan secara akurat atau ada penundaan pencairan gaji. Penyimpanan seperti itu dapat menurunkan moral karyawan dan pada akhirnya mempengaruhi produktivitas bisnis.
Sementara, memastikan pembayaran gaji akurat dan tepat waktu adalah penting, mematuhi berbagai undang-undang dan peraturan seperti undang induh tentang perburuhan, PF, PT, dan kepatuhan hukum lainnya juga penting. Ketidaktahuan ini dapat menimbulkan konsekuensi hukum dan keuangan yang serius.
Untuk memastikan bahwa karyawan anda puas dan anda mematuhi hukum, anda perlu memiliki pemahaman yang tepat tentang apa itu Payroll dan bagaimana menjalankannya menggunakan Payroll software secara efektif.
Mengenal Definisi Payroll
Payroll (Penggajian) didefinisikan sebagai proses pembayaran gaji kepada karyawan perusahaan. Dimulai dengan menyiapkan daftar karyawan yang harus dibayar dan diakhiri dengan mencatat pengeluaran tersebut.
Ini adalah proses rumit yang membutuhkan tim yang berbeda seperti penggajian, SDM, dan keuangan untuk bekerja sama. Namun, bisnis dapat mengelola semua kerumitan dengan mudah dengan memilih teknologi modern.
Sederhananya, prosesnya melibatkan sampai pada apa yang menjadi hak karyawan untuk Siklus tertentu setelah menyesuaikan pemotongan yang diperlukan seperti TDS, Kontribusi, PF karyawan, kupon makanan, dll.
Siklus Payroll adalah kesenjangan waktu antara dua pencarian gaji. Bisnis dapat memilih untuk membayar gaji secara mingguan, dua mingguan, atau bulanan. Umumnya diproses setiap bulan di Indonesia.
Dengan kata lain, Payroll adalah proses bisnis membayar karyawan. Menjalankan hal ini terdiri dari menghitung pendapatan karyawan dan memfaktorkan pajak gaji yang sudah ditetapkan oleh pemerintah. Istilah Payroll juga merujuk pada :
- Catatan keuangan bisnis karyawan
- Pembagian gaji pegawai
- Catatan tahunan gaji karyawan
Payroll bisa menjadi biaya overhead terbesar bisnis. Dan proses Payroll yang terbilang rumit. Tetapi memahami setiap komponen Payroll dapat membantu anda lebih memahami keuangan bisnis anda. Dan itu dapat membantu memastikan anda tetap mematuhi undang-undang pajak.
Apa Saja Fungsi Payroll?
Payroll adalah daftar karyawan yang dibayar oleh perusahaan. Penggajian juga mengacu pada jumlah total uang yang dibayarkan menjinakkan kepada karyawan. Sebagai Fungsi bisnis berfungsi untuk :
- Mengembangkan kebijakan gaji organisasi termasuk tunjangan fleksibel, kebijakan pencairan, curi, dll.
- Mendefinisikan komponen slip gaji seperti basic, variable pay, HRA, dan LTA
- Mengumpulkan input penggajian lainnya (misalnya, vendor makanan organisasi dapat memberikan informasi tentang jumlah yang akan diperoleh kembali dari karyawan untuk makanan yang dikonsumsi)
- Perhitungan aktual dari gaji kotor, pemotongan undang-undang maupun non undang-undang, sampai pada gaji bersih
Komponen Penting Dalam Payroll
Ada banyak komponen dalam proses dalam hal ini. Kami telah memecah setiap komponen menjadi 3 kategori :
1. Informasi Karyawan
Sebelum membayar karyawan mereka harus memberi anda beberapa informasi.
Pertama, mereka harus melengkapi formulir W-4. semua karyawan harus mengisi formulir ini segera setelah anda mempekerjakan mereka. W-4 memberi informasi tentang pemotongan pajak penghasilan karyawan. Ini juga mencakup informasi pribadi karyawan, seperti nama, alamat, dan nomor jaminan sosial mereka. Semua informasi ini akan membantu anda memproses penggajian dan mendistribusikan cek gaji karyawan
2. Gaji dan Upah
Kategori kedua adalah gaji karyawan. Entah Anda membayar karyawan gaji tahunan atau upah per jam. Karyawan yang digaji mendapatkan jumlah tetap per periode pembayaran. Penerima upah, atau karyawan per jam, mendapatkan tarif per jam. Payroll karyawan dapat menunjukkan gaji kotor, waktu kerja, uang lembur, kontribusi manfaat dan penggantian, pendapatan tambahan, dan gaji bersih
3. Potongan
Pengurangan adalah jumlah yang dikeluarkan dari gaji karyawan untuk pajak atau tujuan lain. Pengurangan umum termasuk pajak gaji, pemotongan gaji, pemotongan upah, dan pengurangan tunjangan.
Siklus Dalam Proses Payroll
Ada 3 tahapan pemrosesan Payroll :
1. Pra-Payroll
Sub tahap disini termasuk mendefinisikan kebijakan penggajian, mengumpulkan semua input penggajian dari departemen yang berbeda dna memvalidasi input tersebut
Mendefinisikan kebijakan penggajian pada dasarnya berarti menstandarisasi kebijakan seputar pencairan cuti, pembayaran lembur, kebijakan kehadiran, tunjangan, dan tunjangan lainnya .
