Kemudian tugas selanjutnya adalah mengumpulkan semua input untuk pemrosesan penggajian untuk setiap karyawan seperti jumlah hari hadir dan absen, total lembur yang dilakukan, data dari kantin, penyedia transportasi, dan departemen terkait lainnya.

Data yang dikumpulkan kemudian divalidasi terhadap kebijakan perusahaan, diperiksa apakah diatur dalam format yang benar, dna kemudian dikirim untuk pemrosesan yang sebenarnya.

2. Actual Payroll

Pada tahap selanjutnya, semua data dihitung, biasanya melalui perangkat lunak, yang memberi Anda jumlah bersih yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan setelah semua pemotongan diperlukan

3. Post Payroll

Tahap terakhir ini termasuk mematuhi kepatuhan hukum dengan membayar otoritas seperti EPFO, Departemen IT dan ESI, pembayaran melalui tunai, cek, atau transfer bank. Serta pelaporan yang melibatkan pembuat laporan yang akurat untuk analisis dan tindakan lebih lanjut.

Manfaat Payroll

1. Bagi Karyawan

Untuk karyawan, adanya sistem payroll bermanfaat untuk mengetahui laporan gaji tiap bulan. Sehingga setiap karyawan dapat memiliki gambaran yang jelas mengenai berapa gaji bersih yang diterima setiap bulan dengan persentase potongan pajak, termasuk tunjangan-tunjangan lainnya.

Sistem payroll juga dapat memudahkan karyawan mengetahui slip gaji. Bisa saja setiap bulannya besaran gaji yang diterima oleh karyawan berbeda. Hal itu disebabkan oleh beberapa alasan tertentu, di antaranya seperti:

Absen dengan tanpa alasan atau keterangan apapun.
Jatah lembur.
Bonus karena telah mencapai target bulanan.
Adanya potongan denda karena melakukan kesalahan yang berpotensi merugikan perusahaan.

2. Bagi Perusahaan

Sedangkan untuk perusahaan sendiri, terutama bagian administrasi atau HR yang meng-handle penggajian karyawan, adanya payroll bermanfaat untuk menghemat waktu. Sebab suatu perusahaan terlebih perusahaan besar tentunya memiliki jumlah karyawan yang tidak sedikit. Sehingga apabila dilakukan tanpa sistem payroll maka akan sangat memakan waktu serta dapat meningkatkan potensi kesalahan penghitungan.

Untuk itulah payroll digunakan untuk membantu pembagian gaji kepada seluruh karyawan serta membuat laporan gaji per bulan bagi karyawan. Manfaat lainnya, payroll bekerja secara otomatis sehingga apabila ada karyawan yang absen satu hari, maka sistem payroll akan secara otomatis menghitung besaran gaji untuk karyawan tersebut.

Penggajian bukan hanya angka

Meskipun inti dari penggajian pada dasarnya adalah untuk membayar karyawan, penting bagi Anda untuk melakukannya dengan benar dan mematuhi hukum saat mengelolanya.

Oleh karena itu, memilih bagaimana Anda mengelola penggajian dalam perusahaan Anda adalah keputusan yang sangat penting, jadi memberikan pertimbangan menyeluruh adalah sesuatu yang harus Anda prioritaskan.

Berbagai cara menjalankan payroll

Saat menyiapkan penggajian untuk membayar karyawan, Anda akan memiliki beberapa opsi untuk dipilih dan Anda harus meluangkan waktu untuk memutuskan opsi terbaik untuk Anda dan bisnis Anda.

Dengan tangan

Tak perlu dikatakan, melakukan penggajian dengan tangan adalah pilihan termurah tetapi paling memakan waktu. Jika Anda memilih untuk melakukan penggajian perusahaan dengan tangan, Anda harus memastikan Anda melakukannya dengan benar dan mematuhi semua perhitungan dan pajak yang diperlukan.

Jika tidak, Anda dapat melanggar hukum dan berpotensi terkena denda yang tidak menyenangkan. Dan, jika Anda ingin membuat karyawan Anda senang dan mempertahankan tingkat retensi, Anda harus memastikan bahwa Anda membayar gaji yang benar dan tepat waktu. Lakukan kesalahan ini dan itu bisa menimbulkan konsekuensi yang menghancurkan pada bisnis Anda.

Sewa seorang akuntan

Sementara memiliki orang lain untuk menjalankan penggajian Anda akan membebaskan waktu Anda, memiliki akuntan dapat meningkatkan biaya Anda secara signifikan.

Namun, sisi positifnya adalah bahwa akuntan profesional terbiasa bekerja dengan data dalam jumlah besar dan mampu bekerja secara efisien dan akurat dengan kesalahan minimal. Ini akan sangat meringankan pekerjaan Anda sehingga Anda bisa fokus ke hal lainnya.

Payroll Software

Pilihan termurah dan paling tidak memakan waktu adalah dengan menggunakan paket payroll software untuk membantu Anda menjalankan penggajian Anda secara akurat dan efisien.

Namun, ketika memilih payroll software Indonesia, penting bagi Anda untuk meluangkan waktu untuk mempertimbangkan fitur yang dibutuhkan bisnis Anda dari perangkat lunak tersebut.

Beberapa hal yang mungkin perlu Anda pertimbangkan antara lain: