Oleh karena itu, banyak perusahaan mulai melirik aplikasi simpeg online untuk dapat meringankan beban kerja tersebut.
Menurut sebuah survei yang dilakukan PWC di tahun 2020 lalu menyebutkan bahwa 74 responden dari 600 perusahaan berencana melakukan peningkatan anggaran untuk dialokasikan ke “teknologi SDM”. Ini berarti banyak perusahaan mulai berinvestasi pada software HR. Hal ini sekaligus mendorong pasar aplikasi HR terus bertumbuh.
Berdasarkan Grand View Research mengatakan bahwa nilai pasar manajemen Sumber Daya Manusia Global mencapai angka 17,56 miliar di tahun 2020 dan diprediksi bakal terus mengalami pertumbuhan rata-rata hingga 12,2 persen sampai pada 2028.
Namun, dengan semakin banyaknya aplikasi simpeg online yang bermunculan membuat perusahaan cukup kesulitan memilih yang benar-benar aplikasi simpeg online terbaik. Maka dari itu, untuk dapat memilih mana yang tepat Anda harus ketahui lebih dulu beberapa fitur yang menjadi kunci.
Manfaat Menggunakan Aplikasi Simpeg Online
Manfaat yang bisa anda dapatkan dengan mengaplikasikan aplikasi simpeg online sangat beragam. Tergantung juga dengan jenis aplikasi HR mana yang anda pilih. Sebagai informasi, HR secara garis besar digolongkan menjadi dua, yaitu on-premise dan on-cloud.
Aplikasi yang berbasis on-premis yaitu aplikasi simpeg online yang hanya bisa diakses dalam jaringan dan perangkat lokal kantor saja. Sedangkan aplikasi simpeg online berbasis cloud yaitu aplikasi simpeg online yang memungkinkan anda memonitor HR dari mana pun. Anda bisa mengaksesnya melalui komputer, tablet, hingga smartphone. Untuk manfaat Aplikasi simpeg online adalah sebagai berikut:
- Sistem Penggajian
Masalah manajemen penggajian atau basa disebut payroll adalah masalah terbesar karena di sinilah pengeluaran terbesar perusahaan terjadi. Dengan menggunakan HR, anda bisa dengan mudah menghitung gaji setiap karyawan anda dengan mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruhinya seperti pemotongan BPJS, keterlambatan, pemberian bonus, dan lain-lain.
- Akses Informasi Antar Karyawan Lebih Mudah
Dengan menggunakan aplikasi simpeg online, karyawan anda bisa dengan mudah menghubungi setiap divisi. Selain itu, fitur self-service memungkinkan karyawan anda mengakses semua data perusahaan dengan mudah tanpa harus meminta terlebih dahulu kepada atasan. Hal ini tentu menjadi langkah yang sangat efisien daripada cara konvensional.
- Rekrutmen
Nah, ini manfaat yang penting juga. Dengan menggunakan aplikasi simpeg online, anda bisa dengan mudah mendapatkan calon karyawan yang sesuai dengan kriteria perusahaan. Hal tersebut adalah karena HR sudah terhubung secara otomatis dengan sistem di website lowongan pekerjaan serta media sosial para calon karyawan. HR juga mampu menyediakan layanan wawancara secara online antara anda dengan calon karyawan yang akan anda rekrut.
Fitur-fitur Wajib dalam Aplikasi Simpeg Online
Lalu apa saja fitur-fitur yang wajib ada dalam aplikasi simpeg online? Berikut ini penjelasan lengkapnya.
- Harus Berbasis Cloud
Puluhan tahun ke belakang, software karyawan yang terinstal dan servernya ada pada komputer kantor sehingga membuat softwarenya hanya bisa diakses saat di kantor saja. Namun, di masa sekarang ini aplikasi simpeg online harus sudah berbasis cloud dimana servernya tersimpan di awan dan dapat digunakan di mana pun dan kapan pun selama terkoneksi dengan internet. Selain itu softwarenya juga bisa diakses melalui handphone.
Banyak perusahaan yang sudah memahami manfaat tempat penyimpanan ini, sehingga menyebut jika cloud jadi peringkat pertama fitur yang harus ada dalam sebuah aplikasi simpeg online.
- Wadah Untuk Menyimpan Dokumen
Sebuah aplikasi simpeg online harus memiliki tempat untuk penyimpanan data karyawan. Data-data tersebut berisi nama lengkap, posisi/jabatan, tanggal mulai bekerja di perusahaan, rincian bank, gaji, dan pajak yang ditanggung karyawan. Seluruh data ini hanya dapat dilihat oleh pihak-pihak yang berwenang saja, termasuk karyawan itu sendiri.
Tak hanya data karyawan, tempat penyimpanan bisa juga berisi dokumen-dokumen tertentu di perusahaan. Contohnya, regulasi terkait ketenagakerjaan, aturan manual pekerjaan, peraturan perusahaan, kode etik, keselamatan kerja, dan lain-lain.
- Penggajian dan Tunjangan
Sebuah aplikasi simpeg online tidak dapat dikatakan yang terbaik apabila tidak ada fitur payroll (penggajian dan tunjangan) di dalamnya. Ini adalah fitur wajib dan sangat berharga dari sebuah aplikasi kepegawaian.
Fitur ini mampu mengotomatiskan perhitungan penggajian sebagai cara yang tepat untuk menghemat waktu dan mencegah potensi kesalahan. Sebab, kalo dilakukan dengan cara manual pekerjaan ini akan melibatkan banyak dokumen dan variabel, seperti lembur, pajak, jumlah tunjangan, bonus, dan lain sebagainya.
- Jam Kerja dan Absensi
Salah satu fitur utama yang harus ada dalam aplikasi simpeg online terbaik tentu saja jam kerja dan absensi. Fitur ini berfungsi memantau kehadiran karyawan dan memudahkan manajer mengetahui siapa saja yang masuk dan yang tidak untuk berbagai alasan paling umum seperti sakit atau cuti. Dengan demikian mereka bisa menyesuaikan supaya alur kerjanya tidak terganggu.
Perangkat lunak HR yang bagus tentu saja harus bisa membuat karyawan mencatat jam kerjanya sendiri. Maka dari itu, terkadang sering disebut juga aplikasi absensi online karena adanya fitur ini.
Meski begitu, fitur ini juga harus bisa terintegrasi dengan payroll. Fungsinya jika ada seorang karyawan yang lembur maka secara otomatis aplikasi akan menginputnya ke dalam komponen penggajian.
- Rekrutmen
Merekrut pegawai baru bukan tugas yang mudah dan pastinya menyita waktu. Untuk itu, aplikasi simpeg online harus mampu meringankan serta mempermudah. Aplikasi kepegawaian terbaik dapat secara otomatis menerima dan menolak kandidat sesuai kriteria yang ditentukan.
Dengan cara ini kemungkinan bias dan diskriminasi (ras, jenis kelamin, agama, dll) dari pewawancara dapat dihindari. Dengan demikian, perusahaan akan mendapatkan kandidat yang betul-betul cocok dan sesuai, yang hanya diukur dari kemampuan personalnya.
- Evaluasi Kinerja
Aplikasi simpeg online yang dinilai baik harus dapat memfasilitasi perusahaan ketika ingin mengevaluasi kinerja para pegawainya. Misalnya menyediakan dasbor khusus berisi poin-poin penilaian yang sudah ditetapkan sebelumnya. Tak cukup itu saja, sebuah software untuk HR harus juga dilengkapi dengan fitur yang memungkinkan karyawan memberikan feedback atau umpan balik.
Cara ini mampu membuka ruang partisipasi bagi karyawan sebesar-besarnya untuk memberikan saran kepada perusahaan karena biasanya karyawan sungkan melakukannya dalam pertemuan tatap muka.
- Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Aplikasi simpeg online yang ideal akan menawarkan beragam pelatihan dan pengembangan bagi karyawan agar kompetensi mereka meningkat. Ada sebuah sistem bernama learning management system (LMS) yang terdapat dalam aplikasi manajemen SDM dan dijalankan dengan cara e-learning.
Selain bermanfaat untuk perusahaan, pelatihan dan pengembangan ini tentu akan dirasakan juga dampak positifnya oleh karyawan. Sebab, kepuasan mereka terhadap perusahaan akan meningkat.
- Analisis dan Keamanan Data
Fitur terakhir yang wajib ada dalam aplikasi simpeg online adalah kemampuan dalam menganalisis data karyawan. Aplikasi semestinya punya kemampuan dalam menyederhanakan data-data yang sulit dibaca jika ditampilkan begitu saja, misalnya disederhanakan dalam bentuk grafik.
Selain itu, faktor keamanan data harus jadi perhatian khusus. Cek terlebih dahulu bagaimana tingkat keamanan yang ditawarkan penyedia software. Pastikan datanya sudah terenkripsi ketika dikirim ke cloud.
Penutup
Aplikasi simpeg online yang ideal dan terbaik umumnya memiliki fitur lengkap yang dapat memudahkan divisi SDM dalam manajemen karyawan. Akan tetapi, bukan berarti kelengkapan fitur jadi penentu indikator yang digunakan. Semuanya tetap harus kembali sesuai kebutuhan dan kemampuan bisnis perusahaan.
Jika Anda mencari aplikasi simpeg online terbaik dengan fitur terlengkap, Anda bisa menemukannya di Talenta by Mekari. Tidak hanya soal memiliki fitur absensi dan payroll saja, Talenta by Mekari merupakan sebuah software modular yang menawarkan kelengkapan untuk manajemen karyawan, seperti rekrutmen, mengevaluasi kinerja karyawan dengan modul performance management, hingga memberikan pelatihan kepada karyawan di modul learning and development.
Talenta by Mekari hadir untuk membantu perusahaan mengolah data dari manual menggunakan kertas dan juga spreadsheet ke digitalisasi secara terpusat.
Kelebihan Talenta by Mekari:
1. Fitur yang Disajikan Sangat Berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya :
- Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
- Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
- Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
- Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
2. Kostumisasi yang Sangat Terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
3. Tim Support yang Efektif dan Responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai aplikasi penggajian karyawan berbasis web yang dapat membantu memproses slip gaji dengan mudah.
Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Anda bisa lihat website resminya di https://www.talenta.co/ dan pilihlah produk serta layanan mana yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda!