Semakin berkembangnya sebuah UMKM, permasalahan administrasi baru pun mulai bermunculan. Software HR mungkin dapat menjadi solusi untuk mengatasinya
UMKM yang Anda miliki kian hari kian ramai. Operasional bisnis yang mulanya cukup dengan hanya beberapa karyawan kini tak lagi mampu menangani pesanan yang semakin banyak jumlahnya. Expansi dan scale up pun akhirnya dilakukan demi mengikuti permintaan pasar yang semakin meningkat.
Namun jika berbicara soal scale up atau peningkatan bisnis, tidak bisa hanya berbicara mengenai penambahan karyawan operasional dan aset besar seperti gedung baru beserta isinya. Cara menjalankan operasional bisnis pun juga harus ikut berubah untuk menghadapi dan menanggulangi masalah yang menyertai proses scale up tersebut.
Semakin berkembang sebuah bisnis, maka akan muncul juga masalah-masalah yang sebelumnya mungkin tak terpikirkan. Hal-hal seperti urusan administrasi karyawan yang sebelumnya dapat dikerjakan sebentar, kini harus memakan waktu cukup lama karena jumlah karyawan yang membludak tetap harus diproses satu persatu.
Lembur dan waktu libur pun akhirnya termakan demi menyelesaikan pekerjaan administratif yang menumpuk. Mulai dari proses penggajian, pengajuan ketidakhadiran, sampai masalah kompensasi. Berkas demi berkas semakin menumpuk, dan kadang hingga berceceran. Akhirnya waktu Anda habis hanya untuk menyelesaikan pekerjaan administratif saja.
Mempekerjakan karyawan administratif mungkin menjadi solusi yang paling umum untuk menyelesaikan permasalahan ini. Namun ada solusi alternatif lain yang hadir dari inovasi teknologi, yaitu dengan menggunakan software HR.
Software HR memang dirancang khusus untuk menangani permasalahan personalia perusahaan seperti permasalahan membludaknya proses administratif karyawan yang sudah disebutkan sebelumnya.
Jenis-Jenis Software HR
Solusi HR memang sudah semakin berkembang dan menyediakan berbagai fitur di dalamnya. Berdasarkan fungsinya, software HR terbagi ke dalam beberapa jenis, yaitu:
- Operational HRIS
Sesuai dengan namanya, operational HRIS berfungsi untuk mengelola kebutuhan HR yang bersifat operasional. Jenis software HR ini akan membantu pihak manajer dalam pengambilan keputusan rutin dan berulang karena sistem mampu menyediakan berbagai data yang berkaitan sumber daya manusia yang mereka kelola. Secara garis besar, beberapa data yang disediakan seperti:
- Employee Information Systems
Data ini berisi kumpulan informasi mengenai profil karyawan seperti nama, alamat, jenis kelamin, kewarganegaraan, lama masa kerja, dan masih banyak lagi.
- Position Control Systems
Data-data yang berkaitan dengan posisi atau jabatan karyawan di suatu perusahaan. Pada umumnya, info-info yang disediakan oleh data base ini berguna untuk mengidentifikasi posisi apa saja yang kosong dan perlu untuk segera diisi.
- Applicant Selection and Placement Information Systems
Data-data yang disediakan akan dipergunakan oleh tim HR ketika proses seleksi kandidat untuk menemukan calon karyawan yang sesuai dengan apa dibutuhkan oleh perusahaan.
- Performance Management Information Systems
Data-data yang berkaitan dengan penilaian kinerja dan produktivitas karyawan. Data-data tersebut biasanya akan dipergunakan untuk promosi jabatan atau untuk memberhentikan karyawan.
- Government Reporting and Compliance Information Systems
Data-data yang berisi berbagai informasi untuk menjaga ketertiban administrasi agar tetap sesuai dengan peraturan pemerintah.
- Tactical HRIS
Tactical HRIS dipergunakan untuk membantu pihak manajer ketika membuat keputusan yang berkaitan dengan alokasi sumber daya. Jenis HRIS ini memiliki beberapa sub part di dalamnya, yaitu:
- Job Analysis and Design Information Systems
Berisi data-data yang berkaitan dengan tugas, spesifikasi, dan tanggung jawab karyawan.
- Recruiting Information Systems
Secara garis besar akan berisi data-data mengenai rencana rekrutmen untuk menentukan posisi yang akan diisi serta keterampilan yang dibutuhkan untuk posisi tersebut.
- Compensation and Benefits Information Systems
Sesuai dengan namanya, data yang disediakan berisi informasi untuk membuat keputusan terkait pemberian kompensasi dan tunjangan yang akan diperoleh karyawan.
