Human Resource Information System atau sering disingkat dengan HRIS adalah salah satu jenis dari HR Software yang digunakan untuk menyimpan dan mengumpulkan data-data terkait kinerja dan produktivitas karyawan dalam suatu perusahaan. HRIS Online digunakan oleh tim HR untuk membantu mereka dalam mengelola data karyawan seperti nama, alamat, kontak, absensi, jam kerja, cuti atau izin kerja, gaji, dan hal-hal lainnya.
Data-data karyawan akan disimpan dalam bentuk database di sistem HRIS Online untuk nantinya dapat diakses dan digunakan sewaktu-waktu oleh perusahaan. HRIS menggunakan sistem on premise atau cloud yang memungkinkan perusahaan dan karyawan yang bersangkutan untuk mengakses data-data tersebut secara online menggunakan gadget masing-masing.
Fungsi HRIS Online
HRIS Online mempunyai berbagai macam fungsi yang mempermudah tim HR perusahaan dalam mengelola serta mengamati kinerja dan produktivitas para karyawannya. Fungsi-fungsi utama dari adanya HRIS Online adalah:
1. Manajemen waktu dan kehadiran Para karyawan
Sistem HRIS mempunyai fungsi utama untuk mengelola waktu dan absensi kehadiran dari setiap karyawan secara otomatis. Hal tersebut sangat membantu pekerjaan tim HR yang seringkali kewalahan dalam mengelola dan mencatat absensi dan jam kerja setiap karyawan secara manual. Terlebih lagi tim HR juga harus membuat rekap data-data tersebut pada akhir bulan untuk kebutuhan perhitungan gaji bulanan setiap karyawannya.
Adanya aplikasi HRIS online sangat membantu meringankan pekerjaan tim HR dalam menangani masalah-masalah tersebut. Sistem yang terdapat pada HRIS juga telah terintegrasi satu sama lain, artinya rekap data juga bisa dilakukan secara otomatis melalui sistem ini berdasarkan data-data yang telah ada sebelumnya.
Dari sudut pandang para karyawan, aplikasi HRIS juga sangat berguna untuk mereka melakukan absensi secara digital. Karyawan yang sedang bekerja dari rumah atau sedang bekerja di lapangan tidak perlu repot-repot pergi ke kantor terlebih dahulu untuk melakukan absensi. Absensi tersebut dapat dilakukan secara online menggunakan gadget seperti smartphone atau komputer yang bisa diakses dari mana saja.
Selain itu, data absensi tersebut juga akan terkirim secara real time kepada tim HR. Jadi, tim HR dapat secara langsung mengetahui waktu absensi dari setiap karyawan tanpa adanya delay. Selain itu, aplikasi HRIS Online juga berfungsi untuk karyawan saat ingin melakukan pengajuan cuti atau izin kerja kepada tim HR. Karyawan hanya perlu mengajukan cuti melalui aplikasi ini tanpa perlu bertemu dengan tim HR secara langsung. Hal tersebut tentunya lebih efisien dan mempunyai privasi yang lebih tinggi, karena pengajuan tersebut hanya akan diketahui oleh tim HR dan karyawan yang bersangkutan.
2. Manajemen kinerja karyawan
Sistem yang terdapat di HRIS dibangun dengan beragam fitur yang memungkinkan tim HR untuk memantau kinerja dan produktivitas setiap karyawannya. Melalui sistem ini, tim HR perusahaan dapat melacak tingkat absensi dari setiap karyawan untuk melihat seberapa disiplin karyawan tersebut. Tim HR juga dapat memantau bagaimana karyawan dalam mengelola jam kerjanya dan melihat pola kerja dari setiap karyawan.
HRIS Online biasanya juga telah dilengkapi dengan sistem GPS yang mampu memantau kinerja setiap karyawan yang berada di luar kantor. Hal ini sangat berguna untuk memantau karyawan yang bekerja dari rumah atau berada di lapangan untuk melihat apakah karyawan tersebut benar-benar berada di tempat yang seharusnya atau tidak.
Aplikasi HRIS biasanya juga memberikan fitur task management yang berfungsi untuk membantu tim HR dalam melakukan proses delegasi tugas. Cara tersebut tentunya akan lebih efektif dan efisien untuk perusahaan.
3. Menyediakan Layanan Employee Self-Service
Aplikasi HRIS biasanya juga telah menyediakan layanan Employee Self-Service atau sering disingkat dengan ESS. Layanan ini berfungsi untuk memungkinkan karyawan dalam mengelola data-data personalnya secara mandiri. Dengan adanya fitur ini, karyawan dapat melihat jumlah absensi, jadwal dan jam kerja, total jam kerja, gaji yang akan diterima, jumlah cuti maksimum, dan hal-hal lainnya secara langsung melalui aplikasi tersebut tanpa perlu bertanya kepada tim HR.
Hal ini tentunya sangat meningkatkan efisiensi waktu untuk tim HR dan untuk karyawan itu sendiri. Karyawan tidak perlu membuang banyak waktu bertemu dengan tim HR hanya untuk bertanya mengenai hal-hal tersebut. Di sisi lain, tim HR juga tidak perlu membuang banyak waktunya untuk membuat jadwal bertemu dengan karyawan. Waktu tersebut dapat digunakan untuk hal-hal yang lebih produktif demi kemajuan perusahaan.
4. Membantu proses penggajian
HRIS Online juga mempunyai fitur yang berfungsi untuk membantu tim HR dalam menghitung dan membagikan gaji bulanan kepada setiap karyawan. Sistem yang terdapat dalam HRIS dapat mampu melakukan penggajian secara otomatis kepada setiap karyawannya. Fitur ini juga telah terintergrasi dengan fitur-fitur HRIS lainnya seperti jumlah kehadiran, jam kerja, jam lembur, dll. Artinya, gaji akan secara otomatis terhitung dan dibagikan kepada setiap karyawan yang didasarkan pada data-data kinerja karyawan tersebut.
Selain itu, karyawan juga dapat melihat slip gaji mereka secara digital. Informasi seperti jumlah gaji, potongan dan pajak, BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, dan hal-hal yang biasa ditemukan dalam slip gaji bisa diakses dan dilihat oleh karyawan yang bersangkutan melalui fitur tersebut. Hal ini selain lebih efisien dan akurat juga bisa berfungsi menjaga privasi dari informasi-informasi yang terdapat dalam slip gaji setiap karyawan.
5. Membantu proses rekrutmen
Dalam HRIS Online terdapat fitur yang bernama Applicant Tracking System. Fitur ini berfungsi untuk mempermudah tim HR dalam melakukan proses rekrutmen terhadap para calon karyawan baru. Fitur ini dapat mengumpulkan informasi setiap calon karyawan seperti pengalaman dan keahlian yang dimiliki, riwayat pekerjaan sebelumnya, data personal, dll secara otomatis dan menyaringnya untuk bisa mendapatkan kandidat yang paling mumpuni dan berkualitas.
Fitur-Fitur Utama dalam HRIS Online
Setiap platform penyedia HRIS Online mempunyai fitur dan keunggulan mereka masing-masing untuk menarik minat para penggunanya. Namun, setiap platform tersebut tetap memiliki fitur-fitur utama yang berhubungan dengan fungsi utama pada HRIS. Fitur-fitur utama tersebut adalah:
1. Manajemen Penggajian
Manajemen penggajian merupakan fitur yang berguna untuk pendistribusian gaji dalam setiap perusahaan kepada para karyawannya. Proses pembagian gaji merupakan proses yang sangat rumit dan krusial dalam perusahaan, karena hal tersebut akan sangat mempengaruhi produktivitas dan loyalitas para karyawan dalam jangka panjang. Kesalahan kecil dalam perhitungan gaji bisa menyebabkan karyawan merasa dirugikan dan bisa berakhir dengan resign dari perusahaan tersebut.
Adanya fitur ini dapat membantu mengatasi hal-hal tersebut. Sistem pada HRIS mampu menghitung data-data terkait gaji karyawan seperti jumlah gaji, tunjangan, bonus, pajak, denda, asuransi, dan hal-hal lainnya secara otomatis. Fitur ini juga mampu membuat slip gaji yang akan menampilkan informai detail mengenai gaji setiap karyawan secara otomatis dalam bentuk digital.
