Semakin hari, pekerjaan manusia semakin mudah sebab kecanggihan teknologi. Satu dari bentuk kecanggihan ini adalah hadirnya beragam pilihan software accounting terbaik untuk memudahkan dalam kegiatan bisnis. Kebutuhan transaksi yang kian dinamis, turut menjadi latar belakang angka permintaan software accounting yang terus bertambah dari hari ke hari.
Ditambah lagi dengan segudang manfaat yang mampu software ini tawarkan. Wajar saja bila banyak orang yang jatuh hati dan tergiur untuk membelinya daripada tetap menggunakan cara-cara konvensional dalam bertransaksi.
Bukan hanya menghadirkan cara baru dalam bertransaksi, software accounting online juga membuka peluang baru bagi pebisnis. Sama halnya dengan Jurnal dari Mekari, yakni developer yang menjadi penyedia software accounting online terbaik. Mengingat Jurnal bukan satu-satunya developer yang ada, cukup memusingkan jika Anda harus memilih mana software accounting yang terbaik.
Untuk mengantisipasi kebingungan tersebut, dengan ini kami telah merangkum manfaat dan sejumlah ciri atau kriteria software accounting terbaik. Penasaran? Yuk kita simak daftar lengkapnya!
Manfaat Menggunakan Software Accounting
- Akses Kapan Saja
Dengan software accounting online, pebisnis dapat mengakses akun dan keuangan bisnis kapan saja, dimana saja. Berbeda halnya dengan cara manual melalui excel, akuntansi dan keuangan sangat terikat pada dokumen atau bahkan laptop tertentu.
Software juga dapat menyimpan data bisnis dan membatasi pengaksesan data sesuai perannya dalam bisnis. Data yang dienkripsi dan disimpan dengan aman dengan server cloud. Melalui smartphone atau laptop bukan masalah selama masih ada koneksi internet. Jadi, di mana pun pebisnis berada, status bisnis selalu dapat diperiksa secara real-time.
- Hemat Biaya
Bekerja secara online mengurangi biaya IT. Sementara sistem berbasis manual seperti excel membutuhkan investasi perangkat keras IT sekaligus pemeliharaannya, memerlukan server untuk perangkat lunak tersebut serta membayar tim IT untuk menjaga data, tentu, ini dapat menjadi biaya overhead yang begitu mahal.
Tugas yang berulang seperti faktur, penganggaran hingga pelaporan juga menambah waktu kerja karyawan, secara tidak langsung, bisnis menghabiskan uang pada hal-hal yang sebenarnya bisa lebih strategis lagi.
- Hemat Waktu
Menurut studi yang dilakukan oleh Xero Blog kepada 230 akuntan, direktur keuangan dan staff di Afrika Selatan, software accounting dapat menghemat waktu akuntan hingga 3 jam per hari. Bagaimana bisa?
79 persen akuntan yang masih menggunakan sistem manual menghabiskan waktu antara satu hingga tiga jam per hari untuk memasukan data ke dalam sistem.Sedangkan 57 persen akuntan yang menggunakan software hanya membutuhkan waktu kurang dari satu jam sehari.
Akuntan dengan sistem manual 2x lipat lebih mungkin menghabiskan lebih dari satu jam untuk mengurus email beserta dokumen lain daripada akuntan yang sudah menggunakan software accounting.
- Pemantauan Keuangan Berkelanjutan
Dalam sistem akuntansi manual, sebagian besar pekerjaan dilakukan pada akhir tahun ketika catatan disiapkan untuk keperluan administrasi dan penilaian pajak.
Tetapi dengan akuntansi yang terkomputerisasi, pebisnis dapat membuat dan mengelola catatan keuangan secara terus menerus dan mendapatkan laporan kapan saja diinginkan.
Hal ini memungkinkan manajemen bisnis untuk memantau catatan keuangan bisnis dan menyelesaikan masalah lebih awal sebelum berkembang menjadi masalah besar.
Sistem akuntansi juga memberikan laporan terperinci tentang proses bisnis dan membantu pengguna memantau aliran kas bisnis, sehingga membantu pengguna menghitung laba dan mempelajari pelanggan mana yang menghasilkan pendapatan terbesar untuk bisnis.
Singkatnya, laporan keuangan dalam software membantu pengguna membuat keputusan dan mengoperasikan bisnis lebih efisien dan produktif. Bahkan, menurut studi yang dilakukan oleh FreshBooks, proses memantau keuangan menggunakan software dapat menghemat waktu sekitar 30 menit per bulan.
- Pengingat Jatuh Tempo
Dengan software accounting, pebisnis dapat merekam dan melacak utang serta piutang. Hal ini memungkinkan setiap bisnis mengetahui kondisi arus kas terkini serta perkiraan di masa mendatang.
Misalnya, software dapat memasukan tagihan berikut juga faktur pelanggan dan tanggal jatuh tempo sehingga pengguna mendapat laporan atau pemberitahuan tentang kapan seharusnya piutang perlu dibayarkan oleh pelanggan. Tentu, hal ini sangat menghindari keterlambatan pemasukan.
Hal ini juga diperkuat oleh studi yang dilakukan oleh FreshBooks, ketika menggunakan manual, proses pengecekan di excel memakan waktu hingga 1 menit 30 detik, sedangkan ketika sudah menggunakan software, hanya perlu memerlukan kurang dari 1 menit. Bayangkan, ketika terdapat 20 penagihan setiap bulan, tentu bisa menghemat hampir setengah jam per bulan.
Kriteria Software Accounting Terbaik Yang Wajib Ada
Sebagai seorang pembeli atau konsumen, mendapatkan produk berkualitas sudah tentu keinginan kita semua. Apalagi untuk produk yang sifatnya jangka panjang seperti software accounting sejenis.
Selain produknya jangka panjang, software ini juga turut andil dalam pengelolaan bisnis yang Anda punya. Jika salah-salah pilih, bukannya mendapatkan kemudahan, yang ada Anda semakin dibuat susah. Maka dari itu, penting untuk kita mencari tahu apa saja kriteria dari software accounting terbaik. Jika belum membutuhkan sekarang, kiat-kiat berikut bisa Anda pakai di lain waktu. Siapa yang tahu kapan Anda membutuhkannya, kan?
1. Sudah Sesuai dengan Standar Indonesia
Masing-masing negara tentu punya peraturan yang berbeda, tak terkecuali dengan laporan keuangan. Mendapati software accounting online dengan format neraca luar negeri hanya akan membuat Anda bingung. Bukan cuma bahasanya yang berbeda, mungkin format perhitungannya juga berbeda.
Maka dari itu, penting untuk Anda membeli software yang sesuai dengan standar Indonesia. Software yang demikian, dipastikan memudahkan pekerjaan Anda sebelumnya, dan dapat menjadikan pekerjaan jauh lebih ringkas dan juga efisien.
2. Sesuai Standar Perusahaan
Syarat kedua yang harus terpenuhi adalah sesuai dengan standar perusahaan yang ada. Masing-masing perusahaan tentu punya standar mereka masing-masing, dan juga prosedur yang berbeda. Perusahaan dengan skala besar, mungkin memiliki prosedur yang jauh lebih kompleks daripada perusahaan berskala kecil.
Selain itu, jenis transaksi yang mereka butuhkan tentunya berbeda. Software accounting yang baik adalah yang mampu mengayomi berbagai kebutuhan ini tadi. Ditandai dengan adanya fitur yang lengkap dan juga tingkat keakuratan yang tinggi. Menjadi tugas Anda untuk menemukan software yang sesuai dengan standar tersebut.
3. User Friendly
Percuma membeli software dengan label terbaik dan juga harga puluhan bahkan ratusan juta, jika tidak bisa Anda gunakan. Dengan kata lain, softwarenya tidak user friendly. Software atau software yang punya kriteria user friendly adalah software yang mudah untuk Anda gunakan.
Maksud user friendly dalam hal ini adalah kemudahan dalam penggunaan dan tidak menyebabkan kebingungan dan kesulitan yang berarti bagi pengguna, sekalipun menjadi kali pertama mereka berinteraksi dengan sistem.
Siapapun dari kita tentu menginginkan kemudahan bukan? Bahkan tujuan awal dari penggunaan software accounting terbaik ini adalah menggantikan cara-cara konvensional menjadi jauh lebih mudah dan ringkas menggunakan software digital.
Mendapatkan software accounting yang memiliki user friendly adalah suatu keharusan. Supaya lebih mudah, ada beberapa ciri yang membedakan antara software user friendly dengan software yang tidak, antara lain :
a) Mudah Untuk Digunakan
Ciri pertama adalah mudah digunakan. Misalkan, untuk mengakses sistem Anda hanya perlu login dengan klik satu buah tombol login saja, selanjutnya sistem mengarah kepada halaman awal. Sedangkan untuk keluar dari program cukup menekan tombol exit satu kali.
b) Mudah Dipahami
Ciri kedua dari software yang baik dan ramah pengguna adalah mudah untuk dipahami. Contohnya bisa kita lihat dari hal-hal yang sederhana. Misalkan saja tombol exit berwarna merah dengan logo silang seperti huruf X, atau tombol homepage yang berlogo rumah. Hal ini akan cukup membingungkan pengguna apabila sistem membuatnya berbeda.
Misalkan tombol exit yang berlogokan rumah, dan tombol homepage dengan logo silang berwarna merah. Membingungkan bukan?
c) Punya Tingkat Keterbacaan yang Baik
Selain hal sepele terkait tombol exit dan juga homepage, jenis font dan warnanya juga menjadi bagian dari ciri software yang mudah untuk kita pahami.Software dengan tingkat keterbacaan yang baik, tentu akan memudahkan kita selagi menggunakannya.
Software yang sudah memenuhi ketiga ciri tadi, sudah boleh mendapatkan label sebagai software atau software yang user friendly atau ramah pengguna. Pastikan Anda memperhatikan aspek ini dengan teliti, ya!
4. Fleksibel dan Kaya Akan Fitur Menarik