Human Resource Information System atau yang biasa dikenal dengan aplikasi HRIS merupakan sebuah sistem yang berupa kesatuan tersendiri atau bisa digabungkan dalam suatu sistem yang lebih besar dalam enterprise resource planning.
Kini, memang semuanya sudah dilakukan serba digital, mau itu di kehidupan sehari-hari ataupun tempat kerja. Digitalisasi ini bukan hanya sekadar mengikuti jaman, namun juga memberikan lebih banyak kemudahan berkat otomasi yang serba gampang dioperasikan. Dengan melalui aplikasi HRIS, manager HR bisa mengelola sekaligus mengakses informasi perihal sistem penggajian, kebutuhan SDM, kinerja pegawai, data pegawai, informasi perihal payroll hingga pada kebijakan dan juga prosedur perusahaan dengan fitur payroll software. Untuk lebih lengkapnya, simak penjelasan tentang aplikasi HRIS dibawah ini.
Tentang Aplikasi HRIS
Salah satu hal yang menentukan keberhasilan dalam suatu perusahaan adalah adanya sumber daya manusia. Namun, dalam mengelola sumber daya manusia perusahaan lebih sering membutuhkan banyak pegawai personalia dalam menjalankan tugas tersebut.
Untuk mendapatkan manajemen sumber daya manusia yang lebih efisien yang sekaligus dapat memberikan laporan yang komprehensif untuk pengambilan keputusan oleh suatu pimpinan, sehingga dibutuhkan adanya suatu sistem informasi.
Sistem informasi tersebut biasanya disebut dengan aplikasi HRIS yang telah didukung oleh aplikasi atau software yang membuat prosesnya menjadi otomatis dan menjadi panduan para karyawan terhadap informasi yang ada pada perusahaan.
Setiap perusahaan membutuhkan sistem ini karena adanya aplikasi HRIS perusahaan akan lebih mudah untuk memberikan informasi yang dapat menunjang performa dari perusahaan.
Sistem ini pun terbilang lengkap. Hal ini disebabkan mencakup beberapa fungsi, seperti rekrutmen, database, training, dan juga human resource reporting, seta management. Sebagai contoh adalah kasus penyimpanan data pegawai. File yang tersimpan secara manual aan lebih mudah dilihat oleh oknum yang tidak memiliki wewenang.
Sedangkan dalam HRIS online, terdapat sistem otorisasi sehingga memungkinkan data tersebut bersifat personal dan hanya bisa diakses oleh orang yang berwenang. Dengan demikian dapat meminimalisir adanya kebocoran data.
Tidak hanya itu saja penyimpanan data pegawai HRIS dilakukan dengan cara terpusat. Sehingga meminimalisir terjadinya kesulitan pencarian data yang diperlukan atau bahkan hilangnya data kepegawaian.
Manfaat Aplikasi HRIS Bagi Perusahaan
Setelah mengetahui apa ipa itu aplikasi HRIS, lalu apa sajakah manfaat HRIS untuk perusahaan sehingga mewajibkan para pemilik perusahan menggunakan sistem ini? Berikut adalah beberapa manfaat dari HRIS untuk perusahaan.
1. Dapat melakukan pekerjaan berulang dengan otomatis
Salah satu pekerjaan tim personalia adalah melakukan rekapan absen,. Perhitungan pajak, proses pendistribusian gaji, perhitungan payroll, dan sebagainya sehingga dapat dilakukan secara otomatis. Dengan demikian akan membantu pekerjaan menjadi lebih praktis dan juga cepat selesai.
2. Untuk memudahkan dalam mengontrol kinerja pegawai
HRIS system merupakan sistem yang memiliki berbagai manfaat set dapat dibuat suatu sistem untuk penilaian kinerja. Hal ini tentu akan memudahkan tim HRD dalam mengontrol kinerja pegawai serta membandingkan kinerja dengan target atau key performance indicator.
3. Lebih hemat
Dengan adanya aplikasi HRIS yang baik tentu akan menekan biaya personalia, seperti penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya. tidak hanya itu saja juga menekan adanya lembur yang nantinya dapat berkurang secara drastis.
4. Mudah dalam melakukan perekrutan pegawai baru
Apabila perusahaan tengah membutuhkan pegawai aplikasi HRIS akan memperlihatkan informasi tersebut serta kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan demikian akan memudahkan manajer HRD dalam proses pemilihan pegawai baru hingga penempatan pada perusahaan.
5. Dapat membantu dalam pengambilan keputusan
Sistem informasi yang terkait sumber daya manusia yang baik tentu akan lebih cepat dalam memberikan informasi yang tepat dan juga cepat. Hal itu dikarenakan sifat dari aplikasi HRIS yang langsung terpusat dan juga otomatis.
Sehingga pihak manajer HRD bisa mengakses informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan secara cepat dan kapanpun dibutuhkan.
6. Mengurangi adanya human error
Dengan menggunakan aplikasi ini dapat mengurangi adanya human error, seperti kesalahan dalam perhitungan. Kesalahan ini biasanya sering terjadi pada perhitungan secara manual sehingga dapat diminimalisir.
7. Lebih fleksibel dalam mengakses data
Biasanya aplikasi HRIS ini didukung oleh aplikasi yang langsung terhubung secara online. Dengan demikian data dapat diakses kapanpun dan dimanapun oleh pihak yang berwenang. Sebagai pemilik perusahaan atau manajer HRD bisa melakukan pengecekan atau pemeriksaan dengan fleksibel dan leluasa.
