Budaya remote working mulai populer kembali sejak pandemi COVID-19 merebak di seluruh dunia. Hal ini sengaja diterapkan perusahaan bertujuan untuk mengurangi korban infeksi COVID-19 di lingkungan kantor.

Walaupun bekerja dari rumah masing-masing, semua proses administrasi pengelolaan karyawan harus berjalan seperti biasa dan lancar.

Salah satu dari sekian banyak administrasi pengelolaan karyawan adalah penyusunan slip gaji. Kini, mengolah slip gaji pun lebih mudah dengan aplikasi slip gaji online, loh!

Hambatan dalam Mengelola Slip Gaji

Perusahaan pada dasarnya tidak memiliki kewajiban untuk memberikan slip gaji kepada karyawan setiap bulannya.

Namun, karyawan berhak untuk meminta slip gaji kepada HRD (Human Resource Department) jika memang diperlukan.

Slip gaji memang tampak sederhana, tetapi kegunaannya sangat berharga. Slip gaji dapat digunakan sebagai dokumen pengajuan kredit, pengelolaan keuangan pribadi, dan dokumen pelengkap lamaran kerja.

Bagi HRD, menyusun slip gaji bukan perkara yang besar. Namun, dibutuhkan ketelitian ketika memindahkan data perhitungan komponen gaji ke dokumen baru.

Mungkin tidak menjadi masalah ketika jumlah karyawan yang mengajukan slip gaji sedikit. Nah, bagaimana jika jumlah karyawan dalam perusahaan cukup banyak sehingga HRD harus mengolah slip gaji untuk beberapa karyawan sekaligus? Ini yang menjadi cukup merepotkan.

HRD seringkali dibuat kewalahan akibat menumpuknya tugas administrasi yang terkenal memakan waktu lama. Akibatnya, justru pekerjaan lain malah terbengkalai.

Apa Saja Keuntungan Menggunakan Aplikasi Slip Gaji Online?

Karena hambatan dan masalah dalam pengelolaan slip gaji, banyak perusahaan sudah beralih ke slip gaji online. Secara sederhana, aplikasi slip gaji online adalah sebuah perangkat lunak yang dapat mengolah slip gaji dengan otomatis dan dapat diakses secara online.

Akses online inilah yang menjadi pembeda software slip gaji dengan penyusunan slip gaji manual. Untuk lebih jelasnya, berikut penjelasan keuntungan menggunakan aplikasi slip gaji:

Terintegrasi dengan Sistem Penggajian

Hal pertama yang menjadi keuntungan aplikasi slip gaji online adalah terintegrasi dengan sistem penggajian.

Karena terintegrasi dengan sistem penggajian, HRD tidak perlu memindahkan data komponen gaji ke dokumen baru secara manual. Cukup klik satu tombol yaitu salary slip, maka slip gaji akan dibuat secara otomatis.

Hemat Waktu

Keuntungan selanjutnya adalah hemat waktu. Coba pikirkan berapa banyak waktu yang dihabiskan HRD untuk memindahkan komponen gaji dan perhitungannya serta mengecek kembali apakah perhitungan tersebut sudah benar atau tidak? Cukup memakan waktu, bukan?

Padahal HRD mempunyai tugas yang cukup banyak. Penggunaan aplikasi slip gaji pada akhirnya akan menghemat waktu dan membuat HRD dapat mengerjakan pekerjaan lain dengan tingkat urgensi tinggi.

Fleksibel

Fleksibilitas adalah hal yang sangat dibutuhkan dalam kerja remote. Dengan fleksibilitas, karyawan bisa mengakses suatu hal dimana saja dan kapan saja. Aplikasi slip gaji online dapat digunakan di luar kantor.

Sehingga HRD dapat memenuhi permintaan karyawan untuk menyusun slip gaji saat bekerja di rumah. Kemudian, slip gaji yang sudah jadi tinggal dikirim melalui email.

Akurat

Karena terintegrasi langsung dengan sistem penggajian, maka keakuratan data yang tersaji dalam slip gaji dari software slip gaji online pun tak perlu diragukan.

Sebab, penyusunannya langsung secara otomatis tanpa campur tangan pemindahan komponen manual yang berisiko terjadinya kesalahan dalam hitungan atau perpindahan data.

Fitur yang Wajib Ada di Aplikasi Slip Gaji

Software absensi karyawan biasanya bersifat kompatibel karena dapat digunakan di seluruh perangkat karyawan.

Pemakaian sistem absensi online membuat semuanya lebih ringkas, karena karyawan bisa mengakses layanan absensi online melalui masing-masing perangkat yang digunakan. Software absensi telah disematkan beberapa fitur menarik, sebagai berikut:

1. Melakukan Absen Tanpa Batas Waktu dan Tempat

Melalui software absensi, setiap karyawan dapat melakukan absen secara online tanpa harus berada di kantor sekalipun.

Sehingga mempermudah proses absensi karyawan yang sedang melakukan perjalanan bisnis atau sedang ada keperluan. Mengingat layanan absensi online ini memungkinkan karyawan selalu melakukan absen secara tepat waktu.

Asalkan untuk mengoperasikan software ini, harus terkoneksi jaringan internet, dengan begitu tak perlu lagi repot-repot menginput kehadiran.

Berbeda dengan sistem absensi melalui fingerprint, yang cukup ribet karena mengharuskan karyawan berkumpul di dalam kantor dan tidak dapat melakukan absensi di mana saja.

2. Merekomendasikan Jam Kerja

Software absensi juga membuat perusahaan bisa merekomendasikan jam kerja dan jam pulang kepada setiap karyawan. Menjadikan karyawan lebih disiplin, karena bisa datang maupun pulang di waktu yang tepat.

Selain itu, memudahkan karyawan yang melakukan overtime atau lembur terkait jam lemburnya. Hal ini membuat tim HRD tidak perlu repot lagi mendata karyawan yang lembur dan melakukan perhitungan upah lembur.

Bahkan jika ada karyawan mengadakan rapat yang berlangsung di luar kantor, maka perusahaan dapat mengestimasikan lamanya waktu meeting tersebut.

Jika karyawan melakukan rapat dengan tepat waktu, dampak baiknya ialah bisa meningkatkan efektivitas waktu kerja karyawan. Sehingga mereka bisa mengerjakan tugas lainnya secara efektif.

3. Melacak Posisi Karyawan dengan Akurat

Software absensi membuat perusahaan bisa melacak posisi karyawan dengan cara yang akurat. Bahkan bagi karyawan yang sedang rapat di luar pun, memudahkan perusahaan mengetahui posisi tepatnya keberadaan karyawan tersebut.

Sehingga tidak ada lagi yang namanya kecurangan akibat karyawan yang belum tidak di lokasi tempat meeting dilakukan. Karena karyawan yang curang bisa langsung diketahui, Ketika mereka menginput absen saat bukan di lokasi yang telah ditetapkan perusahaan.

4. Upload Foto untuk Dijadikan Bukti

Beberapa aplikasi absensi menawarkan fitur untuk unggah foto terbaru saat karyawan menginput absen. Melalui foto inilah, karyawan bisa membuktikan bahwa mereka melakukan absensi di lokasi kantor atau tempat yang telah ditentukan perusahaan. Selain itu, waktunya pun tidak dapat dimanipulasi.

Adanya fitur yang satu ini sangat berguna bagi karyawan yang tengah melakukan pekerjaan di lapangan atau di luar kantor. Dengan melampirkan foto, maka karyawan bisa membuktikan jika mereka sudah tiba di kantor atau tempat yang telah ditugaskan perusahaan dengan tepat waktu.

5. Meminimalisir Kesalahan Perhitungan Gaji